L’automatisation gagne progressivement du terrain dans de nombreux secteurs d’activité, et les avocats se saisissent de plus en plus de cette avancée technologique. L’objectif ? Réduire le temps consacré aux tâches répétitives et administratives pour permettre aux professionnels de se concentrer sur leur cœur de métier. Grâce aux logiciels métier, mais surtout à l’intelligence artificielle, de nombreuses tâches peuvent aujourd’hui être automatisées ou fortement accélérées. L’automatisation d’un cabinet d’avocat vise ainsi à optimiser les processus et à gagner en productivité, mais le conseil et l’analyse restent toujours du ressort de l’avocat. Voici donc 10 tâches qu’un cabinet peut automatiser dès aujourd’hui.
1. Automatiser la recherche documentaire
La recherche juridique est indispensable, mais elle peut être particulièrement chronophage. Les outils d’IA juridique permettent désormais d’interroger des bases documentaires et d’obtenir rapidement une synthèse des informations pertinentes. Qu’il s’agisse d’un texte de loi, d’une jurisprudence, d’un arrêt récent…la recherche d’information se fait désormais beaucoup plus rapidement.
Par exemple, GenIA-L Assistant, l’IA générative juridique de Lefebvre Dalloz, permet de rechercher et de croiser des sources issues des fonds documentaires Lefebvre Dalloz. Un outil pensé pour les professionnels du droit qui s’appuie sur l’expertise et les données d’un expert dans le domaine.
2. Accélérer la veille juridique
La veille juridique est une autre tâche indispensable pour tout avocat, mais qui représente aussi beaucoup de temps. Avec un outil d’IA juridique, le temps consacré à cette veille peut être fortement accéléré. L’IA peut en effet trouver en quelques secondes les évolutions réglementaires et juridiques qui intéressent directement l’avocat et son cabinet.
3. Automatiser la rédaction de documents
Après une réunion, un rendez-vous client ou une conférence, la rédaction du compte rendu peut mobiliser un temps précieux. L’intelligence artificielle peut donc s’en charger. Elle va pouvoir transformer des notes ou une transcription en un document structuré. L’avocat obtient ainsi une première version du compte rendu, qu’il pourra alors relire, compléter et valider avant de le transmettre le cas échéant.
De même, l’intelligence artificielle est capable de rédiger un grand nombre de documents. C’est notamment le cas des conventions d’honoraires, des attestations, des assignations, des mises en demeures, des conclusions…Ces documents suivent généralement le même modèle avec quelques variables (noms, dates, faits, tarifs…). Au lieu de rédiger chaque document à la main, l’avocat peut s’appuyer sur l’IA en lui fournissant uniquement les données à adapter.
4. Organiser et retrouver les documents
Contrats, conclusions, pièces, courriers, notes internes… Un cabinet manipule quotidiennement un volume important de documents. A l’aide d’un système de gestion documentaire, il est tout à fait possible d’automatiser le classement de tous ces documents, mais aussi leur indexation et leur recherche. Le cabinet peut paramétrer ses propres règles de nommage de fichier ce qui permet également de retrouver plus rapidement les documents nécessaires à un dossier.
5. Synthétiser des documents volumineux
Les dossiers d’avocat peuvent faire des centaines de pages. Leur lecture prend alors un temps considérable. Mais cette tâche peut aussi être confiée à un outil d’IA avocat pour gagner du temps. En effet, les outils de ce type sont capables de lire des dossiers volumineux, d’extraire des informations, d’identifier des points de vigilance ou encore de réaliser des comparaisons. Après analyse, ils peuvent aussi produire une synthèse détaillée sur laquelle l’avocat peut se baser. GenIA-L Assistant permet notamment de parcourir des documents juridiques afin d’en extraire les points clés.
6. Automatiser la gestion des emails
Les cabinets d’avocats reçoivent des dizaines d’emails par jour, si ce n’est plus. Les lire, les trier et y répondre est également très chronophage. Or, une IA avocat peut tout à fait effectuer un tri automatique des mails (“demande de RDV”, “envoi de pièces”…), mais aussi lire les contenus et préparer des réponses.
L’IA peut également aider à reformuler un message ou à adapter le ton et le vocabulaire au destinataire. L’automatisation doit toutefois se terminer par un contrôle humain, notamment lorsque le message concerne des informations sensibles.
7.Informer les clients sur le suivi de leur dossier
Chaque jour, les avocats reçoivent également des demandes de clients concernant l’avancement de leur dossier. Des demandes qui génèrent un grand nombre de mails ou d’appels téléphoniques. Pourtant, avec un outil d’IA avocat adapté, il est possible de générer des réponses automatiques qui permettent au client de savoir rapidement où en est son dossier, et à l’avocat de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
8.Gérer les rappels et le calendrier
Les dates d’audience, les RDV, les délais à respecter pour éviter la prescription, les dates de clôture…Vérifier manuellement toutes ces échéances peut vite devenir un casse-tête et une perte de temps. Avec l’automatisation, il est possible de confier son calendrier à l’IA (agenda, tableau excel…) afin que l’outil programme des rappels. Chaque matin, vous avez ainsi une vue précise des échéances et dates à ne pas oublier.
9. Automatiser la facturation
La facturation représente une part importante de la gestion administrative d’un cabinet. Les logiciels de gestion peuvent ainsi automatiser la création de factures et les envoyer aux clients. L’intelligence artificielle est également en mesure de suivre les règlements et si nécessaire, d’envoyer automatiquement des relances.
10. Centraliser les informations et les workflows
L’automatisation peut concerner l’organisation globale du cabinet grâce aux workflows. En effet, lorsqu’un nouveau dossier est créé, certaines actions peuvent être déclenchées automatiquement : création de l’espace documentaire, attribution du dossier, envoi d’un message de confirmation, envoie de pièces ou demande de pièces, préparation de la facturation….Ces workflows permettent de standardiser les processus et de gagner du temps sur chaque nouveau dossier.
Pour les professionnels du droit qui souhaitent passer à l’automatisation, il est essentiel de choisir un outil qui respecte le code de déontologie de la profession. C’est pourquoi Lefebvre Dalloz présente a conçu GenIA-L Assistant. Une IA juridique nourrie de ses fonds documentaires, avec des réponses sourcées et vérifiables. Une solution qui propose également un chiffrement de bout en bout qui respecte le RGPD pour une meilleure confidentialité des données.