Le chiffre d’affaires est souvent le premier indicateur que l’on suit pour mesurer l’activité d’un cabinet. Pourtant, pris seul, il ne suffit pas pour savoir si le cabinet est réellement performant. Un chiffre d’affaires qui grimpe peut par exemple masquer une trésorerie tendue, des factures impayées ou encore une satisfaction client en berne qui peut progressivement nuire au cabinet. À l’inverse, une baisse ponctuelle du chiffre d’affaires n’est pas nécessairement inquiétante si les nouveaux dossiers continuent d’arriver et que de futurs encaissements sont programmés. C’est pourquoi il est important de suivre d’autres KPI pour cabinet d’avocat. Voici les plus pertinents.
Pourquoi suivre des KPI chaque mois ?
Un KPI bien choisi permet d’avoir une vision claire de la rentabilité du cabinet et de prendre les meilleures décisions. Il n’est donc pas nécessaire de construire un tableau de bord contenant plusieurs dizaines d’indicateurs. Il convient plutôt de sélectionner quelques indicateurs réellement utiles à la stratégie du cabinet.
Suivre ces KPI de façon régulière permet ensuite d’observer des tendances, de détecter rapidement une baisse de productivité, une dégradation de la satisfaction client ou même des opportunités de croissance. Le cabinet dispose alors d’une vision plus précise de sa situation et peut agir avant que les difficultés ne s’installent trop profondément.
1. Le taux de facturation
Le taux de facturation permet de mesurer la proportion du temps de travail consacrée à des activités pouvant être facturées au client. Il peut être calculé en comparant les heures facturables et les heures travaillées. Plus ce taux est faible, plus une part importante du temps de l’avocat est absorbée par des tâches non facturables. C’est notamment le cas avec les tâches administratives, les réunions internes, le temps consacré à la formation ou encore à la communication avec les clients (appels, mails, demandes de pièces, envois d’attestations…).
Vérifier l’évolution mensuelle de cet indicateur permet d’identifier les tâches qui mobilisent un peu trop les équipes par rapport à ce qu’elles rapportent. Un taux de facturation qui diminue doit inciter à rechercher la cause (mauvaise organisation, tâches administratives trop nombreuses …).
Toutefois, il n’est pas possible d’obtenir un taux de facturation extrêmement haut. En effet, il y aura toujours des tâches non facturables inhérentes à la gestion d’un cabinet.
2. L’encours
L’encours correspond au travail déjà réalisé mais qui n’a pas encore été facturé. Cet indicateur pour cabinet d’avocat est particulièrement important car un cabinet peut avoir beaucoup d’activités tout en manquant de liquidités. Les heures ont été travaillées, mais les honoraires correspondants ne sont pas encore facturés.
Le suivi mensuel de l’encours permet donc d’identifier les dossiers sur lesquels la facturation prend du retard. Une augmentation importante doit inciter à examiner les dossiers concernés et à mettre en place, lorsque cela est pertinent, des relances ou une facturation intermédiaire.
3. La trésorerie
Le chiffre d’affaires mesure les revenus générés. La trésorerie, quant à elle, permet de savoir combien d’argent est effectivement disponible. Chaque mois, l’avocat devrait donc suivre au minimum les encaissements réalisés, les factures en attente et le montant des impayés.
Le taux d’encaissement est effectivement un indicateur intéressant pour avoir une vision claire de la trésorerie. Il permet de mettre en rapport les honoraires encaissés avec les honoraires facturés. Le délai moyen de paiement des clients doit aussi être suivi de près. En effet, des délais qui s’allongent peuvent rapidement créer une tension de trésorerie.
Le suivi de ces indicateurs du cabinet d’avocat permet d’anticiper les périodes plus tendues et donc de sécuriser le fonctionnement du cabinet.
4. L’acquisition client
Un cabinet ne peut pas se développer sans renouveler et développer sa clientèle. Chaque mois, il est donc important de suivre le nombre de nouveaux prospects, de rendez-vous réalisés, de nouveaux clients et de dossiers ouverts.
Il faut également identifier d’où viennent les nouveaux clients. Viennent-ils suite à la recommandation d’un confrère, du bouche-à-oreille, du site internet, des réseaux sociaux, d’un événement professionnel… ? Savoir d’où ils viennent permet d’accès la communication sur ces canaux ou au contraire de développer les canaux moins performants. Ensuite, il convient d’analyser le taux de transformation des premiers rendez-vous en nouveaux clients.
5. La satisfaction client
La performance d’un cabinet se calcule aussi au travers de la satisfaction client. Il s’agit d’un indicateur essentiel car une mauvaise satisfaction client produit de mauvais avis, un bouche-à-oreille négatif, et au final, une baisse des nouveaux dossiers.
La satisfaction peut être mesurée grâce à une enquête après la clôture d’un dossier ou à d’autres moments clés de la relation. Plusieurs éléments peuvent ainsi être évalués comme la qualité ou la clarté des conseils, la disponibilité de l’avocat, le respect des délais …
Le cabinet peut également suivre son taux de fidélisation, mais aussi le nombre de recommandations générées par ses clients ou encore les réclamations reçues. Ces indicateurs donnent eux aussi un aperçu de la satisfaction client.
Les KPI ne sont pas une fin en soi, mais ils constituent un outil précieux d’aide à la décision. En consacrant chaque mois un moment dédié au suivi de ces indicateurs, l’avocat dispose d’une vision plus claire de la santé de son cabinet et peut agir plus rapidement en cas de problème.